Le principal rôle du Service du greffe et des affaires juridiques est d'officialiser les décisions prises lors des séances du conseil municipal et de les communiquer aux personnes intéressées. Il assume le secrétariat du conseil municipal et publie les avis officiels. Il est aussi responsable des archives de la Ville en plus de la rédaction des règlements municipaux ainsi que des divers contrats et ententes liant la Ville. La personne qui occupe le poste de greffier(-ière) et directeur(-trice) des affaires juridiques voit au bon fonctionnement de la Cour municipale commune regroupant l'ensemble des municipalités de la MRC de Montmagny et agit comme conseiller(-ère) juridique de la Ville. Elle émet donc les différentes opinions juridiques permettant d'orienter les décisions du conseil municipal en conformité avec les lois et les règlements applicables. Il assure également l'application des règlements municipaux. La personne au poste de greffier(-ière) voit aussi à l'application de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Enfin, elle occupe d'office le titre de président(e) d'élection et supervise ainsi les procédures de scrutin lors d'élections ou de référendums municipaux.

• Offrir le soutien juridique et administratif nécessaire à la tenue et au suivi des assemblées du conseil municipal

• Préparer les avis publics requis par la loi

• Obtenir l'approbation des règlements et des résolutions lorsque nécessaire

• Coordonner les processus de soumissions sur invitation et par appel d'offres publics,  incluant la rédaction de devis, la réception et l'ouverture des soumissions

• Coordonner la vente annuelle d'immeubles pour taxes impayées

• Gérer le portefeuille en assurances de dommages de la municipalité et, à ce titre, traiter les réclamations pour et contre elle

• Information sur l'adoption de certains règlements et sur l'interprétation à leur donner

• Information quant à l'état d'un dossier découlant d'une décision du conseil municipal relativement :

  • aux avis publics publiés

  • à l'état d'avancement d'une procédure d'adoption ou de modification d'un règlement municipal

  • aux transactions mobilières et immobilières

  • aux procédures électorales et référendaires en cours
    
    

• Perception d'amendes et conclusion d'ententes de paiements liées à l'émission de constats d'infraction

• Conclusion d'ententes de paiement pour différentes créances dues à la Ville

• Réponse aux demandes d'accès à divers documents de la Ville

• Traitement des plaintes relatives au non-respect des règlements municipaux en vigueur